White Paper How to Write and Format a White Paper White papers can be a valuable asset for businesses as they increase trust and credibility, in addition to providing readers with valuable solutions to problems.
Task 6 – White Paper How to Write and Format a White Paper White papers can be a valuable asset for businesses as they increase trust and credibility, in addition to providing readers with valuable solutions to problems. However, to offer readers the greatest value, this valuable marketing tool must be well-written and backed by extensive research. In this article, we examine what a white paper is and how to write a compelling one for your company. What is a White Paper? White papers are in-depth technical pieces of content that rely on extensive and original research obtained from reliable sources. They often consist of multiple tables, charts, and graphs to visually represent the data discussed in the white paper. Since white papers are so deep and serious, they are often considered authoritative and used to assert thought leadership in a field. The businesses that most commonly use white papers are B2B companies, consulting firms, and financial organizations. However, any company looking to enhance its authority within its industry can write and publish a white paper. White papers are often used in the business world to present research related to an industry, promote the benefits of a product, and detail a company’s stance on a specific issue. Follow these steps to prepare and write a white paper for your company:
Choose the Right Topic Several factors come into play when choosing the right topic for your white paper. These factors include the audience you want to reach, the problem for which you will provide a solution, and your company’s expertise within the industry. Take the time to consider all these factors to ensure you write a white paper that is relevant, valuable, and supports your ultimate goal.
Conduct Research White papers require extensive research before being published and taken seriously within an industry. You can use information from authoritative sources such as industry resources, government websites, internal documents, and online references. Cite the sources from which you obtained the information. While there is no fixed number of required citations, readers often consider white papers with more cited references to be more reliable and authoritative.
Compare with Competitors To ensure you’re not writing a white paper that addresses a problem already tackled in another white paper, take the time to read white papers that have already been written. You can research white papers related to your chosen topic and see if these papers have thoroughly addressed the problem you want to tackle or if there are knowledge gaps you can fill with your own white paper. Making sure there are no similar white papers to yours can prevent your white paper from being redundant and instead be seen as a fresh contribution to the industry.
Organize Your Data A large number of ideas, sources, content, and data go into writing a white paper. Without proper organization, it can become overwhelming, and you risk forgetting to include important information. Using a tool like a mind map can help you better organize your data and ensure it is included in your white paper in the most effective and valuable way.
Format Your Writing Most white papers follow a standard format that makes them easy to read. Use the following format when writing your white paper:
Title: The title should come first and should clearly express what the reader can expect to learn from your white paper. The title should also be catchy and encourage readers to want to read your white paper.
Abstract: An abstract is a brief snippet of what your white paper will cover.
Problem Statement: The problem statement is where you will outline the problem that your white paper will address.
Solution: The solution component is where you present your findings and solve the problem you previously presented.
Conclusion: The conclusion is where you will summarize the information discussed in your white paper and reiterate your solution.
References: You should cite all sources used throughout your white paper in a reference section at the end of the document.
Write the Introduction Include an introduction in your white paper that engages readers and discusses the key points your document will cover. Your introduction should mention the problem your white paper addresses, the key points your document will cover, and the benefits readers will experience from reading your document.
Fill in the Remaining Sections Once you have written the introduction, you can continue writing your white paper by filling in the components mentioned in the first step of this section. Make sure to follow the mind map or outline you created in the preparation phase to stay focused while writing your white paper.
Edit and Proofread Once you have completed your white paper, edit and proofread it to ensure maximum accuracy. You can ask a professional editor or writer to review your draft, or you can edit the document yourself. Make sure to correct not only spelling and grammar but also the content.
Promote Your White Paper After you have completed your white paper, you should promote your document to ensure that readers find it. Common places to promote a white paper include blog posts, social media platforms, landing pages, and websites. Determine where your white paper will be most appropriately promoted, and then publish it.
Tips for Writing a White Paper The following are tips to keep in mind when writing a white paper for your company:
Maintain a professional tone in your report to convey authority.
Ensure that all claims you make in your white paper are backed by a trusted source.
Include data whenever possible to enhance the power of your white paper.
Focus on a single topic instead of presenting and discussing multiple topics.
Engage readers by describing the benefit they will receive from reading your report.
Strive to make the language of your white paper as easy to understand as possible.
Requirements: 10 pages
Informe Técnico y un Libro Blanco – comparación
Dos tipos de documentos que se utilizan comúnmente en el ámbito empresarial y académico para comunicar información técnica y especializada. Aunque ambos comparten algunas similitudes, existen diferencias clave entre ellos en términos de formato, propósito y enfoque.
Cómo redactar un Libro Blanco de calidad para tu empresa
Existen muchos tipos de contenidos orientados al Business-to-business (B2B), pero sin duda uno de los más importantes son los White Papers o Libros Blancos. Quizá hayas visto publicaciones de este tipo por parte de gobiernos y administraciones públicas de todos los niveles, pero a día de hoy los Libros Blancos están muy extendidos en el mundo empresarial. Si no los conoces, en este post te explico qué es un libro blanco y cómo puedes redactar uno de calidad para tu organización.
Escribir un Libro Blanco no es algo para cualquiera. A diferencia de otros tipos de contenido, es un proyecto complejo que requiere tanto de conocimientos técnicos como de habilidades de escritura.
En este post te explico las claves más importantes a tener en cuenta si quieres redactar un Libro Blanco de calidad que ayude a tu empresa a atraer nuevos clientes para tus productos o servicios.
Lo que encontrarás en este post: []
¿Qué es un Libro Blanco?
Empecemos por el principio… ¿qué es un White Paper?
Como ocurre con muchos otros tipos de documentos (eBooks, Casos de éxito, etc.) la definición de Libro Blanco está bastante maltratada. Por ahí puedes encontrar publicaciones e informes que tan pronto los llaman eBook como Libro Blanco u otras cosas. Y no, no son lo mismo.
Por lo tanto, ¿qué entendemos por Libro Blanco?
Sin entrar en una definición demasiado formal, podríamos decir que es un ensayo escrito para persuadir usando hechos y lógica. Dentro del ámbito empresarial (especialmente B2B), lo que se busca con este tipo de contenido es promover productos o servicios y ayudar en la decisión de compra, especialmente en momentos en los que el potencial cliente está comparando entre varias opciones (etapas intermedias).
En algunos sitios lo llaman informes especiales, en otros informes de investigación… en todo caso, no es lo mismo que un eBook, ni que un comunicado de prensa, ni que otros formatos.
Características de un Libro Blanco.
¿Cómo podemos diferenciar entonces un Libro Blanco de otro tipo de contenidos? Éstos tienen una serie de características habituales, entre las que podemos encontrar:
Normalmente escritos en orientación vertical, ya que es un documento pensado para leer tanto en pantalla como en papel.
Tienen un mínimo de 5 páginas de texto y una longitud entre 2500 y 5000 palabras (una media de 3500). Puede ser más largo, pero raramente es más corto, ya que es difícil exponer los datos, hechos y conclusiones (cuando realmente hay cosas que contar) en menos páginas.
Puede tener una mayor o menor carga gráfica, pero principalmente es un informe narrativo.
Precisa de una fuerte investigación previa y una presentación de hechos lógica, no simplemente opiniones.
No tiene una intención de venta directa, es decir, no suele incorporar llamadas a la acción agresivas, aunque es una parte importante del marketing de contenidos.
¿Por qué se llama Libro Blanco?
Estos documentos comenzaron a utilizarse por parte de las autoridades gubernamentales hace más de un siglo. Normalmente se trataba de informes sectoriales sobre alguna industria o materia en concreto, siempre con un estilo muy lógico y lleno de datos y hechos, que se publicaba con una portada blanca.
De ahí viene el nombre.
Por eso también es muy común que existan publicaciones de este tipo realizadas por gobiernos o por la Unión Europea, como por ejemplo el o el .
Se cree que el antecesor del Libro Blanco fue el Libro Azul, un documento en el que los países recogían gran cantidad de datos y estadísticas (a modo de almanaque) y que se publicaban con portadas de ese color. Hoy en día los Blue Papers se siguen publicando junto a otras publicaciones como los libros verdes.
A modo de curiosidad, se cree que el primer Libro Blanco fue el Libro Blanco de Churchill (1922) sobre la situación política de Palestina:
Por supuesto, los Libros Blancos de hoy no son lo que eran antes. Ahora son más dinámicos, pueden ser más coloridos y más gráficos. Tampoco están limitados solamente a las autoridades públicas sino que también están presentes en el ámbito privado, especialmente en sectores de tipo tecnológico (empresas que necesitan explicar nuevas tecnologías y productos específicos con hechos y lógica).
¿Necesitas un Libro Blanco para tu negocio?
El Market Content Institute en su afirma que el 74% de sus encuestados (B2B marketers) han usado o desarrollado contenido de formato largo en el último año, es decir, Libros Blancos, guías muy especializadas, etc.
Eso son 3 de cada 4. Como ves es un formato muy popular.
En el mismo estudio las empresas destacan también los White Papers como el formato más efectivo de contenido en los pasos intermedios del Buyer journey (consideración y comparación), acompañado de los post de blog para las etapas iniciales (generación de interés) y los Casos de éxito para las etapas finales (evaluación y adquisición).
Si los números anteriores no te dicen mucho y no tienes claro si tu empresa necesita publicar al menos un Libro blanco, hazte estas 3 preguntas:
¿Ofreces algo relativamente nuevo?
¿Ofreces algo relativamente complicado?
¿Ofreces algo relativamente caro?
Si ofreces un nuevo concepto, un posible comprador no dispondrá de otras fuentes de información sobre tu producto/servicio (posts, artículos de Wikipedia, FAQs…), por lo que necesitas explicar al mundo lo que ofreces en profundidad.
Lo mismo ocurre si es algo complicado. Necesitas hacer entender la complejidad que existe detrás de la solución que propones.
Y si es un producto o servicio caro, será necesario justificar el precio de lo que comercializas ofreciendo la información apropiada.
Por lo tanto, si has respondido al menos 1 sí, es un tipo de documento que puede facilitarte mucho el camino a la venta. Si has respondido más de un sí, es casi obligatorio que lo hagas.
Como te explico a continuación, no es un documento precisamente sencillo de redactar pero a cambio tiene mucha vida útil. Un Libro Blanco puede cumplir su función durante meses o años (hasta que cambie tu producto o el problema del cliente). Y recuerda que es una información de calidad que estará disponible en tu web 24/7 durante todo ese tiempo.
Cómo redactar un buen Libro Blanco.
Investigación: ¿de dónde saco la información para escribir un Libro Blanco?
Lo que marca la diferencia en una publicación de este tipo es la calidad de la información y por lo tanto la tarea de investigación es crucial.
De cara a reunir la información necesaria para la redacción hay al menos 3 fuentes necesarias que es casi obligatorio cubrir:
Background de la Empresa: informes, presentaciones públicas, estudios propios, otras publicaciones, información interna de todo tipo…
Entrevistas con expertos: muchos de ellos serán de la propia empresa (personal propio), profesionales en contacto con la creación, desarrollo y promoción del producto o servicio en cuestión, académicos, etc.
Investigación de otras publicaciones: búsqueda comparativa de datos y hechos que sirvan para refutar los datos que se están poniendo sobre la mesa.
Recuerda que es un tipo de publicación en la que son necesarios datos concretos (estadísticas, hechos, experiencias, etc.) que apoyen lo que estás publicando y proponiendo. Por lo tanto, para complementar lo anterior y obtener información adicional también debes tener en cuenta estas otras fuentes:
Análisis sectoriales.
Asociaciones empresariales.
Libros.
Conocimiento de expertos.
Informes gubernamentales.
Informes industriales.
Publicaciones especializadas (recientes).
Publicaciones académicas.
Otros White Papers (no de competidores ni propios).
Como ves hay muchas fuentes a las que acudir para poner en práctica tus dotes detectivescas. Y no es simplemente un símil, tienes que pensar como un detective que necesita encontrar pruebas objetivas que apoyen tu producto o servicio.
Muchos profesionales o empresas simplemente asumen que son los mejores o que ofrecen lo mejor, ya sea porque se creen su propio discurso sin más, por lo que transmite su cultura empresarial, etc. Pero eso no es suficiente al crear un libro blanco.
Por ejemplo, si dices que «tus puntos de carga para vehículos eléctricos son los más eficientes del mercado” debes demostrarlo de forma objetiva, con datos y hechos que prueben efectivamente que tu alternativa es la más eficiente para quienes busquen este tipo de producto.
No es sencillo, pero el resultado de este proceso es un documento que ayudará a informar, convencer y persuadir a posibles clientes (especialmente los escépticos).
Dónde no debes buscar información.
Hay muchas buenas fuentes de información, como te he mostrado, pero también hay otras que debes evitar si realmente quieres obtener una información de calidad a tu Libro Blanco.
Entre las principales fuentes a evitar tienes:
Blogs (cualquiera puede tener un blog que diga cualquier cosa).
Foros públicos, especialmente los anónimos.
Personal de marketing de tu propia empresa.
Webs que no tengan autoridad.
White Papers de tu propia Empresa.
Wikipedia (es una fuente secundaria, no primaria).
Redacción de un libro blanco: consejos para mejorar tu escritura.
Si ya has realizado tu investigación y has recopilado toda la información y datos que necesitas (cosa que te habrá llevado unos cuantos días), ya tienes gran parte del trabajo hecho. Solo queda rematarlo con una buena escritura.
Vamos a ver algunos consejos orientados a conseguir un White Paper de alto nivel, con autoridad y que ofrezca resultados:
I – Usa un tono profesional adecuado.
Debes adaptar el tono al tipo de documento que estás escribiendo. En general no se emplea el humor y debe mantenerse un lenguaje coloquial, aunque sea un documento profesional.
II – No debes usar demasiada jerga técnica.
Recuerda que el documento es para atraer posibles clientes que no tienen por qué saber tanto del tema como tú.
III – No redactes pensando solo en marketing.
Como te he comentado antes, no es un documento con orientación expresa a la venta, con promociones, ofertas agresivas, etc. La fuerza de la persuasión de este documento se consigue mediante la presentación lógica de los datos y los hechos que prueben tus resultados.
Por lo tanto, la exposición de los datos debe ser correcta, sin que haya “agujeros de guión” que dejen preguntas sin responder. Si la lógica, los datos y la exposición de los mismos es buena, el Libro Blanco convencerá y atraerá. Si no es así, puede generar rechazo por ser pretencioso o “sospechoso”.
IV – Usa las palabras justas.
Como siempre en copywriting, omite las palabras innecesarias. Tienes que medir mucho lo que dices, usando el texto justo para no desviar la atención y dejar toda la información muy bien atada. Muchas veces por querer explicar de más quedan cabos sueltos o se generan otras dudas que no son respondidas.
Una buena estructura de títulos y subtítulos siempre es bienvenida para ayudar a mantener la lógica del texto y facilitar su escaneo. Para los datos importantes puedes utilizar citas que ayuden a destacarlos, si es posible.
V – Usa elementos gráficos bien elaborados.
Los elementos visuales pueden ayudar, pero sin abusar. Dependiendo de los datos que estés manejando, una tabla o un diagrama pueden ayudar muchísimo a comprender el valor de lo que estás ofreciendo. Muchas veces una imagen transmite lo mismo que dirías en dos páginas de texto.
De hecho, si la principal idea que quieres transmitir con todo el documento se puede resumir en un gráfico central deberías incluirlo como apoyo a todo el texto. Esto facilitará su comprensión y memorización.
Piensa que los Libros Blancos son documentos densos en cuanto a contenido (con muchos datos, referencias e información) pero que están principalmente dirigidos a profesionales que durante su día a día no tienen mucho tiempo para leer. Por eso todos estos elementos deben facilitar siempre la transmisión de la idea, su escaneo y mejor memorización.
Entonces, ¿los Libros Blancos merecen la pena?
Como ves, este tipo de documentos pueden resultar complicados de redactar debido a la dificultad de la materia que tratan, la fuerte investigación que necesitan, el tiempo que lleva realizarla y el método de escritura que se emplea. Precisamente todo esto hace que el coste de estos documentos sea mayor al de otros contenidos.
Pero por otro lado, hay sectores y empresas en las que es casi obligatorio tener al menos un Libro Blanco publicado si quieres estar a la altura de tus competidores, especialmente si hablamos de sectores tecnológicos, negocios de alto nivel o cuando se desarrollan nuevas soluciones a problemas.
La principal ventaja es que un buen Libro Blanco puede ser útil durante meses o incluso años, mientras no haya necesidad de actualizarlo o el mercado cambie. Por lo tanto, lo normal es que a largo plazo el retorno generado por este contenido sea positivo, convirtiéndose en uno de los formatos preferidos de las empresas tecnológicas B2B.
Todo lo que necesitas saber para crear un buen libro blanco
Resumen > Un libro blanco es una herramienta de marketing que te ayuda a vender sin decir “cómprame”. Te explicamos cómo crear este tipo de documentos para captar clientes.
Hay mucho contenido en internet. Y, cuando digo mucho, no te imaginas hasta qué punto. Para que te hagas una idea, . Con ese volumen, ¿cómo puedes conseguir que las historias de tu empresa destaquen entre todas las demás? La respuesta está clara: produciendo contenido relevante y de calidad. Esa es una de las grandes y, una de las mejores formas de llevarla a cabo, es crear libros blancos.
¿Qué es un libro blanco?
Un libro blanco o white paper es documento que explica en profundidad un tema de interés para tu público objetivo, sin hacer publicidad explícita de tu empresa. Es decir, se trata de una guía en la que, como experto en la materia, ayudas a los lectores a resolver un problema o necesidad, evitando el “autobombo”. Esto último es muy importante, ya que si no lo cumples estarás haciendo simplemente un folleto.
¡Ojo! Esto no significa que cuando publicas un white paper dejes de lado el interés comercial. Un libro blanco es una herramienta de marketing que ayuda a vender sin decir “cómprame”. Se trata de que tu público potencial te posicione como un referente del sector y acuda a ti, en lugar a de a tu competencia, cuando necesite tus servicios.
¿Cómo crear un libro blanco?
1. El tema
Este es un aspecto determinante para el éxito o fracaso del libro blanco. Con este documento tienes que asegurarte de dar respuesta a alguna pregunta de tus clientes potenciales. En este sentido, conviene que, en primer lugar, tengas bien identificada a tu audiencia. Después, tendrás que investigarla para conocer cuáles son tus intereses. Para ello, puedes consultar sus medios de referencia, además de preguntarles abiertamente a través del newsletter o de tus perfiles sociales. Por ejemplo, si vas a escribir sobre marketing, te puede servir de ayuda entrar a alguno de los grupos de Facebook y LinkedIn dedicados al sector. Allí encontrarás cuáles son las dudas más frecuentes y podrás dedicar tu guía a resolverlas.
Una vez que hayas decidido el argumento es recomendable que lo valides con la audiencia. Es decir, consulta en esos mismos grupos y medios si al público le interesaría tener un libro blanco que hablase de ese tema en concreto.
2. El guion
No puedes irte por las ramas. Como decía al principio, tienes que generar contenido de calidad: cada una de las palabras que lea tu audiencia debe merecer la pena. No hay una extensión determinada. Lo único importante es que te asegures de resolver las dudas de tu público. Por eso, es fundamental que antes de comenzar a escribir prepares un guion con los puntos que quieres tratar. Así no olvidarás nada.
3. La redacción
¿Quién va a escribir el libro? Si no se te da bien redactar, delega esta tarea. Puedes encargarlo a un periodista o copywriter especializado. Otra opción es que lo hagas tú mismo y, después, revise el texto un profesional.
Además, este tipo de documentos se prestan a la participación de diversos colaboradores y partners. Crear un libro blanco requiere un gran trabajo, por lo que sumar esfuerzos puede ser una gran idea.
4. El diseño
Como en el caso anterior, dejar esta tarea en manos de diseñadores es la mejor alternativa. No obstante, si tu presupuesto es limitado y no tienes esa oportunidad puedes servirte de herramientas como Canva o Freepik, que te ayudarán con los elementos gráficos. A la hora de maquetar, Indesign es buen aliado aunque, si nunca lo has utilizado, necesitarás algo de formación.
5. La difusión
Una vez que has creado el producto, hay que trabajar para que llegue a las personas oportunas. Además, debes rentabilizar el esfuerzo. Esto no significa necesariamente que tengas que ponerle un precio económico. Los libros blancos son una herramienta excelente de captación. Si exiges a los usuarios su correo electrónico a cambio de acceder al contenido, conseguirás crear una base de datos muy valiosa de potenciales clientes.
A la hora de difundir la guía, utiliza tus propios medios como la web o los perfiles sociales. Pero, más allá de eso, es recomendable que amplíes el alcance con publicidad segmentada en redes o colaboraciones con medios del sector.
Si quieres ver algún ejemplo de libro blanco antes de comenzar a crear el tuyo, en esta sección puedes .
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